FAXは紙よりもデジタルで完結できる時代になりました。
とはいえ、DX化が推奨されている今でも、FAXだけはなかなか紙ベースから離れられないのが現状です。
FAXをペーパーレス化したい、FAXの受注システムを改善したい、などなど、FAX業務をもっと効率的に、FAXの情報をもっと活用するためにもデジタル化は必須と言えます。
この記事では、パソコンでFAXを送受信するための5つの方法と、それぞれどんなメリット・デメリットがあるか、どれくらいの費用感か、などを比較しながらご紹介します！
パソコンでFAXを使うならこれ！（カンタン順）
- インターネットFAX：ネットだけでOK
- 多機能FAX：紙とパソコンの二刀流
- 転送用アダプタ：お使いのFAX機はそのまま
- FAXソフト：パソコンを専用機に
- FAXサーバ：最強FAXマシーン
方法① ネットだけでOK「インターネットFAX」
パソコンでFAXを使うなら、インターネットFAXというサービスを利用する方法が最も手軽でオススメです。
インターネットFAXとは、インターネット回線を通してFAXを送受信してくれるサービスです。
環境イメージ
FAXは基本的に電話回線を通してやりとりしますが、インターネットFAXは電話回線から届いたものをデータに、またはデータを電話回線で送れるものに自動で変換してくれます。
利用者は、PDFやオフィス系のデータ、画像系データ、テキストデータなどを印刷せずに、Eメールや専用ウェブページなどからデータを添付して送信します。
また、受信したFAXはPDFや画像系のデータに変換して保存してくれるので、いつでも閲覧や印刷ができます。
インターネット環境さえあればFAXを送受信できるので、パソコンやタブレットやスマートフォンを使っていつでもどこでも送受信が可能です。
とはいえ、デメリットもあります。
お使いのFAX番号をそのまま使えるNMPサービスを扱っているインターネットFAX会社が少ないので、新しいFAX番号で運用しなければなりません。
また、月額固定費がかかるので毎月支払うのはもったいなく感じるかもしれません。
とはいえ、設備や様々な機能を全部提供してくれて、サポートもついているということを考えればお得なサービスといえるでしょう。
インターネットFAXはリモートワークやテレワーク化が進む中、すぐに始められるので人気を集めています。
メリット
- インターネットがあればどこでも使える
- データそのまま送信できる
- トラブルがあったらサポートしてくれる
デメリット
- NMPに対応している会社が少ない
- 月額費用がかかる
実際にどんなサービスがある？
インターネットFAXの中でも人気があるのは「eFAX」です。
eFaxなら、
メールまたはスマホアプリから会社のFAX業務に対応できるようになります。
月額わずか1,980円（Plus 1800プラン）で
送受信とも150枚まで無料。150枚を超えた場合でも、1枚10円で送受信できます。
NTTの「ボイスワープ」などの転送電話サービスと組み合わせると、使用しているFAX番号を変えずに受信ができます。
予算目安
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方法② 紙とパソコンの二刀流「多機能FAX」
完全にFAX機を手放すのが難しいなら、多機能FAXがおススメです。
多機能FAXとは、パソコンからFAX機を通してFAXを送受信できる方法です。
環境イメージ
多機能FAXは、受信したFAXをデータに変換しメール転送してくれるので、パソコンでもスマホでも、メールが受信できるようになっていればいつでもどこでもFAXをチェックできます。
また、パソコンの専用ソフトを使用して送信することも可能です。
この方法なら、FAX機を変えるだけで済むので、FAX番号を変えずにすぐ運用できます。
しかし、このような多機能のFAX機はビジネス向けの大きなFAX機に付いていることが多く、家庭向け多機能FAXのラインナップがないのが現状です。
個人間の連絡方法はEメールやメッセンジャーアプリなどが主流ですので、ほとんどないのもうなずけます。
メリット
- 従来のFAXと併用できる
- メール転送だからデバイスを選ばない
- FAX番号を変えずに導入できる
デメリット
- 新たにFAX機が必要
- 家庭向けの多機能FAXは少ない
実際にどんな機器がある？
SOHO向けの製品に強いbrotherは、「PCファックス送受信」機能付きのFAX製品をリリースしています。
この機能は、受信したFAXをパソコンに転送してくれたり、パソコンから直接FAXを送信したりできるものです。
しかも、メールで転送する方法だけでなく、「Google Drive」や「Dropbox」などのクラウドサービスへ転送する方法もあり、外出先でも受信したFAXをいつでも閲覧することができる優れものです。
なじみのある機器だけで導入できるのはとっても便利ですよね。
「PCファックス送受信」機能付きのラインナップはこちらです。
予算目安
方法③ お使いのFAX機はそのまま「転送用アダプタ」
すでにお持ちのFAX機を買い替えずに済ませるなら、転送用アダプタがおススメです
転送用アダプタとは、受信したFAXをPCやクラウドに転送するための専用の機器です。
環境イメージ
FAX機とモジュラージャック（壁に埋め込まれている電話線の差込口）の間に接続するだけで設置は完了で、FAX番号を変えることなくパソコンでFAXを使うことができます。
すでにお持ちのFAX機は分配コネクタを使用するか、転送用アダプタに搭載されている分配コネクタから電話線をつなげれば引き続き使うことができます。
パソコンと転送用アダプタはインターネットで通信するので、受信したFAXを外出先でも確認することができるようになります。
しかし、このような商品は多くなく、選択肢が少ないのが現状です。
多機能な転送用アダプタは会社向けが多く、個人やSOHOのような小規模向けの商品は機能が少ないのがデメリットです。
メリット
- 持っているFAX機がそのまま使える
- メール転送だからデバイスを選ばない
- FAX番号を変えずに導入できる
デメリット
- 商品が少ないので選択肢が無い
- 小規模向けは機能が少ない
実際にどんなサービスがある？
会社や企業で転送用アダプタを使うなら「FNX e-受信FAXサービス」がおすすめです。
受信したFAXをクラウドサーバーで管理できるという特徴があり、自動仕分け、PDFのデータ検索、ステータスの管理、返信を一括で済ませることができます。
複数の社員で確認が必要な環境や、受注をFAXで行う環境なら、特に活躍するでしょう。
予算目安
個人事業など小規模で転送用アダプタを使うなら「aFAX」がおすすめです。
こちらは受信のみになりますが、受信したFAXをPDFに変換し、メールで転送してくれます。
複数のアドレスに転送を設定できるので、別の機器や複数人で受信することもできます。
買い切りなので固定費が必要ないのも特徴です。
すでに生産が終了していますが、後継機が24年11月頃にリリースされる予定です。
予算目安
方法④ パソコンを専用機に「FAXソフト」
パソコンをそのままFAX専用機にするなら「FAXソフト」がおすすめです。
FAXソフトとは、パソコンから直接FAXを送受信する方法です。
環境イメージ
FAXソフト以外に、FAXモデムと呼ばれる電話回線への変換器が必要になります。
パソコンにFAXモデムを接続し、FAXモデムとモジュラージャックをモジュラーケーブル（電話線）で繋ぎます。
あとはFAXソフトをセットアップして運用スタートです。
FAX機やアダプタといった仲介する機器を使わずにダイレクトに電話回線とやりとりができます。
FAXソフトの良いところは、FAX業務を円滑に運用できるさまざまな機能が搭載されていることろです。
また、Eメールを普段使用していれば、似た感覚でスムーズに使い始めることができます。
さらに、自分のパソコンでデータを管理しますので、セキュリティも比較的高いと言えます。
ただし、トラブル時は自分で機器のチェックなどをして解決しなければならない大変さがあります。
また、PCを起動させ続けないといけないので、FAX専用のパソコンを用意した方がいいかもしれません。
メリット
- パソコン1台でFAXが完結
- 機能が満載なので仕事用にピッタリ
- セキュリティも高め
デメリット
- ある程度の専門知識が必要
- パソコンの電源はつけたままになる/li>
実際にどんなソフトがある？
FAXソフトには、インターコム社の「まいと~く FAXシリーズ」や、メガソフト社の「STARFAX」などがあります。
どちらも日本製のソフトですので、日本のビジネスシーンにフィットした機能や使い心地になっています。
または、Windowsなら「Windows FAX」というFAX用ソフトが標準で搭載されていることをご存じでしょうか。
Eメールと同じような見た目ですので、スムーズに使い始めることができると思います。
市販のソフトはそこそこ値段がするので、まずは「Windows FAX」から使ってみるのはいかがでしょうか。
USBで接続できるFAXモデムならコチラ
予算目安
いろいろなOSに対応したいなら次の方法がおすすめにゃんよ～
方法⑤ 最強FAXマシーン「FAXサーバ」
パソコン以外のFAX専用機を使うなら「FAXサーバ」がおすすめです。
FAXサーバとは、FAXの送受信や受信したFAXデータの保存と管理をしてくれる機器です。
環境イメージ
FAXサーバとパソコンは、LANまたはネット回線を使ってやりとりします。
設置は簡単で、モジュラージャックからモジュラーケーブル（電話線）でFAXサーバと繋ぎ、次にルーターからLANケーブルをFAXサーバに接続すれば完了です。
FAXサーバなら、FAX番号を変えることなく、しかもお持ちのFAX機と併用して使うことができます。
データは全てFAXサーバに保管されるので、他のサーバに頼らない分セキュリティが高いのもポイントです。
ただし、セットアップなど電子機器が苦手な方にとっては導入までのハードルが高いかもしれません。
また、トラブルが起きた時にすぐに対応できないとFAXを受け取れないといったことも起きるので、導入は慎重に検討されることをおススメします。
メリット
- FAXサーバでFAXが完結
- 高機能で安全
- セキュリティが高い
デメリット
- 導入のハードルが高い
- 運用後もトラブル時に対応できる知識が必要
実際にどんな機器がある？
規模の大きい会社や企業なら「STARFAX Server」やCANONの「ライトニングFAX」などがありますが、個人や小規模の事業で使うなら、Cimsun社の「CimFAX」がオススメです。
ネット販売もしているサーバで、買い切りタイプになります。
ラインナップも幅広く、受信したデータの保存できる容量や、FAXのライン数など、会社の規模に合わせて選べます。
パソコンだけでなくスマホなどで使えるアプリも用意されているので、デバイスに縛られず大変便利です。
予算目安
まとめ
以上、パソコンでFAXを使う5つの方法をご紹介しました。
| 必要なもの | 予算目安 | FAX番号 | 導入の難易度 | |
|---|---|---|---|---|
| インターネットFAX | なし | 年間 約1万～2万円 |
新規取得 | カンタン |
| 多機能FAX | FAX機 | 約3万円 | そのまま | 普通 |
| 転送用アダプタ | 転送用アダプタ | 約3万円 | そのまま | 普通 |
| FAXソフト | FAXソフト FAXモデム |
約1万5千円 | そのまま | 難しい |
| FAXサーバ | FAXサーバ | 約4万～8万円 | そのまま | 難しい |
予算や環境に合わせてパソコンでFAXを使う最適な方法を選んで見てはいかがでしょうか。
- インターネットFAXって何？
- おすすめのネットFAXはどれ？
という方はこちら▼
パソコンだけでなく、スマホやタブレット用のアプリも用意しているサービスもあります。
アプリでFAXができるサービスもお探しならぜひコチラを参考になさってみてください。
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