基礎知識

使ってみて分かった、インターネットFAXのメリット・デメリット

 

FAX機や複合機を用意しなくてもFAXの送受信ができる「インターネットFAX」。とても便利でエコなものなので、メリットだらけのように思えますが、やはりデメリットもあります。

この記事では、インターネットFAXの基礎知識とメリット・デメリットを解説します。また、インターネットFAXを賢く選ぶことで、どのようにデメリットと思える部分を可能な限り減らせるのかもお伝えしていきます!

 

 

インターネットFAXとは?

インターネットFAX(インターネットファックス)とは、インターネット回線を利用して、相手と「画像」を送受信するFAX(ファクシミリ)の仕組みのことです。

※画像:MOVFAX公式サイト(https://movfax.jp/about/)より

これまで「FAX」と言うと『電話(固定)回線』を利用して「FAX専用機」を使ってFAXの送受信をすることが普通でした。つまりFAX機がなければ、電話回線はあってもFAXのやり取りができなかったわけです。

でもインターネットFAXでは、電話回線は使用しません。「インターネット環境」とパソコンやスマホがあれば、メールの機能などを利用してFAXの送受信を行うことができるのです!

もちろんインターネットFAX同士でFAXの送受信ができますが、従来のFAXを使っている相手とFAXの送受信をすることも可能
相手側からFAX専用機を使って送信されたFAXをメールで受け取ることも、こちらがメールで送信したFAXを相手がFAX専用機で受け取ることもできます。(相手側に特別な操作は必要ありません)

現在、色々な情報を含む「画像」データを送る連絡手段として一般的なのはメールですが、高齢の方などパソコンやスマホに慣れていない方にとってFAXは今でも画像を送受信する主な手段です。聴覚障害を持つ方にとってもFAXは重要なコミュニケーション手段です。

そのため、”こちらはFAX機を持っていないが、仕事の取引先などの連絡相手がFAXでの連絡を希望している…”というケースが起こりえます。

そんな時、インターネットFAXを利用すれば、わざわざFAX専用機を購入しておかなくても相手とFAXをやり取りすることができます。

 

インターネットFAXのメリット

インターネットFAXを使うことのメリットは幾つもありますので、下記に解説します!

 

 

FAXくん
インターネットFAXのメリット、ちゃんと理解しておかなきゃ!

 

 

いつでもどこでも送受信が可能!

※画像:YouTube eFax公式アカウント動画より

インターネットFAXなら、インターネット環境とパソコンやタブレット・スマホがあればFAXの送受信ができるため、オフィスや自宅に戻ってFAXを確認する必要がなく、いつでもどこでもFAXの送受信ができます。例えば営業の外出先や主張先、通勤の途中などでもFAXの確認ができます。

「事務所に誰もいなくてFAXが確認できない・・・」という理由でビジネスチャンスを失ってしまうことも少なくなるはずです。

インターネットFAXのサービス元によっては、PCではなくスマホでFAXの送受信を行うことを専ら考えた専用の「アプリ」を無料で提供しています。

▲「eFax」にはスマホ用アプリが完備されている(画像はAndroid版)

例えば、インターネットFAXの利用者が最も多い「eFax」では、AndroidスマホでもiPhoneでも利用できるアプリが用意されていますので、外出先でもスマホさえあればFAXの受信や送信ができます。

eFaxアプリの大きな特徴は下記の4つです。

1:カメラで撮影した内容をそのままFAXとして送信可能
  紙の資料はもちろん、ホワイトボードなどに書かれているものを
  スマホカメラで撮影してそのままFAXとして送信することができます

2:FAX送受信がアプリ内で完結
  作成したFAXを送信する度にメールアプリを立ち上げる必要はありません。
  アプリ内で送受信が完結します。過去に送受信したFAX内容も、メールの
  受信BOXを検索せずにアプリ内で簡単に見つけられます。もちろん受信
  もメールアプリを立ち上げなくても確認できます。

3:アプリでFAX送付状が付けられる
  パソコンで行うような、FAXの送付状(1枚目のカバー)の作成をアプリ内で
  できる。

4:アプリで手書き入力(編集)ができる
  スマホ用アプリがあれば、スマホの画面上で受信したFAXに手書き入力ができ
  そのまま返信や転送ができます。タブレットPCなどに比べるとスマホの画面が
  小さい分、手書き入力は難しくなりますがとても便利です。

 

インターネットFAXの送信方法は?

インターネットFAXの送信方法はとっても簡単です!

 

メールやアプリで送信する

業界最大手の「eFax」や姉妹サービスの「jFax」の場合、送信したいファイルを添付して相手にメールを送るだけでFAX送信ができます。相手のメールアドレスは、送信先のFAX番号の前に国番号をつけ、後ろに@efaxsend.com(jFaxは@jfaxsend.com)をつけます。

※YouTube eFax公式アカウント動画より

アプリなら送信方法はもっと簡単で、送信先のFAX番号を該当欄に入力すれば「@efaxsend.com」の部分は自動的に付けてくれます

FAXを受信する場合は登録したメールアドレスに、受信したFAXが「PDFファイル」として添付された状態でメールが届きます。

 

管理画面から送信する

jFaxには搭載されておらず、eFaxならではの特長として、管理画面から送信することが可能です。eFaxの場合「メッセージセンター」という名称となります。(管理画面の名称は各社で異なります)

メッセージセンターからの送信は、ちょうどWEBメールのホーム画面のような体裁となっているので、普段からWEBメールを使っている人にとってはとてもわかり易いと思います。

▲「eFax」の管理画面『メッセージセンター』の表示例

もちろんメッセージセンターでは、FAXを送信するだけでなく、受信FAXの表示も可能です。

 

コストが削減できる

インターネットFAXを利用すれば、FAX機やFAX機能付きの複合機自体が不要。そのため機器本体の購入・修理費用が一切不要になりますので大きくコストを削減できます。

また、FAX用紙やFAX用インクの購入費用、固定電話の加入権と月額基本料金も不要です。また、受信したFAXの中から必要なデータだけ印刷することができるので、プリンター用紙やインクの節約にもなります。

従来のFAXの場合は、送信料金が送信にかかった時間や送信先との距離によって変動しますが、インターネットFAXの送信料金は一律。遠方に送信する場合であっても料金は変わりません。

従来のFAX機をお使いの皆さんの中には、迷惑FAXに悩まされてきた人も多いのではないでしょうか。

一度何かの商品を買って自分のFAX番号を記載したら、毎月のように宣伝FAXが来て困る・・・というケースも依然として多いようです。そのFAXが、文字数が多く画像もたくさん載っている場合印刷される際のインクも多く消費されますし、もちろん紙も使わなければなりません。まさに「迷惑(DM)FAX」と言えるでしょう。

インターネットFAXなら、迷惑FAXが来ても画像で判断できますし、強制的に印刷されてしまうこともありません。この点でもインターネットFAXはコスト削減に大きく貢献すると言えそうです。

 

時間と労力も削減できる

※画像:YouTube eFax公式アカウント動画より

インターネットFAXなら、従来のFAXのように送信するデータをいったん紙にプリントする必要はありません。PDFデータをそのままメールに添付する形でFAX送信できますし、一度の送信作業で複数の送信先に一斉送信もできるので、時間と労力の削減にもなります。

送受信したFAX内容は「紙」ではなくデータで管理できますので、過去のFAXを探す際にも膨大の「紙の山」から探すより圧倒的に早く検索できます。

また、1つのFAX番号に送られたFAXを複数のメールアドレスで同時受信することも可能なので、担当者間で情報をリアルタイムで共有することができます。

▲FAX情報を複数人で共有可能

※画像:メッセージプラス公式サイト(https://www.messageplus.jp/index.html)より

 

導入が簡単

※画像:eFax公式サイト(https://www.efax.co.jp/)より

従来のFAXの場合、電話加入権の無い状態(新規)から申し込みを開始し、回線の工事・FAX機を導入して実際にFAXを送受信できるようになるまでを考えると全体で最短10日間前後かかります。

インターネットFAXなら、ほとんどの場合即日で(わずか数分で)FAX番号が発番されてすぐに利用可能です。とにかく急いでFAXを使いたい!という場合でも安心です。
インターネット環境とパソコン・スマホさえあれば導入できるので、FAX機や複合機の設置場所を考える必要もありません。

 

 

FAXくん
導入が簡単かどうかって考えたことがなかったけど、やっぱりすぐに使えたほうがいいよね!

 

 

 

市外局番が使える

インターネットFAXは電話回線を使わずに、インターネット回線を利用する通信なので、付与されるFAX番号ってIP電話と同じ「050」番号なんでしょ??とお考えのあなた!

実はインターネットFAXでも東京「03」や大阪「06」などの、加入電話と同じ市外局番を使用することが可能なんです。

▲eFaxでは全国の市外局番から選択可能

特に仕事で法人利用する場合には、事務所の所在地の市外局番を選択でき、その番号を名刺に反映させることができるのでインターネットFAXだからといって何の違和感もありません。

もちろんeFaxやその他のネットFAXでも050番号を選択することができますし、中には050番号しか選べないケースもあります。現在、050番号を不審がられることはだいぶ少なくなりましたが、それでも見慣れた市外局番を活用できるメリットは今でも大きいと言えるかもしれません。

それとは逆に、自社(自宅)の所在地とは全く異なる市外局番を選ぶこともできます。例えば大阪で利用するネットFAXの市外局番として「札幌 011」を選ぶことだって可能です。え?なんで札幌の市外局番なの??というところから話が発展するかもしれません。遊びゴコロの一つとして、遠隔地の市外局番をあえて選ぶのも面白いかもしれませんね。

 

機器の故障がない

インターネットFAXでは、従来のFAXで必要だったFAX専用機や複合機を用意する必要がありません。つまり従来FAXを送受信するのに必要だった機器の故障の心配がないというのも大きなメリットです。

複合機が故障した場合でも、保守メンテナンス契約を結んでいれば、たいていその日のうちに駆けつけて修理してくれる場合が多いようです。それでも使用できるようになるまでに、数時間は使えない状態となってしまいます。もしも深夜帯に故障した場合は、修理業者の営業時間が始まって、駆けつけてくれるまではずっと使えないことになります。

家庭用複合機など、特に保守契約を結ばずに購入しただけの機器の場合、修理には数ヶ月を要する場合もありますし、費用の面でも新しく複合機を購入してしまったほうが安上がりというケースもあります。

インターネットFAXなら、特別な機器が必要なわけではありませんから、インターネットとパソコン・スマホが使える状態にある限り送受信を行うことができるので安心です。

もちろんインターネット回線を利用する以上、大もとのネット回線がダウンしていたり、停電が発生していたりして自宅(自社)に設置しているネット接続機器(ルーターなど)が使えず、FAXを利用できないといった事態は発生する可能性があります。
それでも、スマホの電波が生きているのであればスマホで受信FAXの確認はできますので、この点でも安心できると言えます。

 

インターネットFAXのデメリット

ホントに便利で経済的なインターネットFAXですが、メリットばかりではなくやはり「デメリット」もあります。ここでは気になるデメリットと、どうすればデメリットを少しでも減らせるのかを解説します。

 

インターネット環境を導入する必要がある

インターネットFAXは、その名の通りインターネット回線を利用するため、自宅や事務所にインターネット回線が導入されていないのであれば使うことができません。

総務省統計局の統計によれば、2017年末の時点で日本国内のインターネット回線契約件数(自宅事務所・SOHOを含む)は約4,000万件となっています。日本の全世帯数は5,340万世帯ですから、全世帯の約75%がインターネットの固定回線を導入している計算になります。もちろん「件数」と「世帯数」は厳密には一致しません。例えば一件の家屋内に2世帯が在住するということも多いからです。そうした事例を差し引いたとしても、日本の全世帯の半数以上は自宅や事務所でインターネットを利用することができると言えるでしょう。
そう考えると、多くの家庭や小規模事務所では今あるインターネット回線を利用してそのままインターネットFAXが利用できます

問題は、インターネット回線が導入されていないケースです。

もちろんスマホがあればインターネットFAXは利用できるので、スマホのメールアプリやネットFAXサービス元が提供しているアプリがあれば事足りるという場合には、必ずしもンターネット回線を新たに導入する必要はないかもしれません。

それでも、特にビジネス利用が多い場合にはスマホの小さい画面だけでFAXのやり取りを完結させるのは非常に難しいと言えます。例えば、スマホアプリで手書き入力ができる場合もありますが、画面が小さいため入力が「至難の業」になってしまうこともあります。そのようなことが頻繁に生じると、ネットFAXは便利どころか面倒なもの、「ストレスのもと」になってしまいかねません。

ある程度頻繁にFAXを使う家庭やビジネス利用の場合は、やはりインターネット回線を導入した上でネットFAXを利用するのが最もお勧めの方法です。

インターネット回線を利用するには毎月幾らくらい必要なのでしょうか?
例えば、NTT東日本が提供する「フレッツ光定額プラン」ではマンションでの利用の際の最安値が2,850円(税抜)~、戸建て利用の場合の最安値が5,200円(税抜)~となっています。もしも家屋内で使う場合にケーブルが必要な有線LANではなく、便利な無線LANにしたい場合には無線LANルーターを購入するか、無線対応のプラン(数百円高くなる)を契約する必要があります。

もし、インターネットFAXの利用頻度が少なく、ビジネスにも利用しないのであれば、そのためだけにネット回線を導入するのはあまりお勧めできません。ネットFAXの「料金の安さ」というメリットが消えてしまいます。
そういう場合には、従来の固定電話に接続して利用する「FAX機」を使ったほうが良いと言えます。

 

FAXの利用頻度が少ないと割高になる

便利なインターネットFAXでも、1年間に2~3回もしくは月に1回程度しか使わない人にとっては、月額基本料金がかかることを考えると割高になってしまいます。

例えばインターネットFAX最大手の「eFax」の場合、月額基本料金が1,500円となっています。月額料金の中に毎月150枚までの送信および受信料金が含まれています。一見するとお得に見えるのですが、もしも月に1回の送信と受信しかしないのであれば、固定電話回線を使う従来のFAX機を利用したほうが、はるかに安上がりです。
通常のFAX機を使った送信では高くても1枚30円(県外への送信)です。受信は無料なので、月に1枚送信・受信しても1ヶ月30円ですから1年間で360円(30円×12ヶ月)しかかかりません。

eFaxでは1年間で18,000円もかかることを考えれば、FAXの利用頻度が低いとインターネットFAXがかなりの割高になってしまい、これは大きなデメリットと言えます。

デメリットを減らすポイント

インターネットFAXの中でも、月額基本料金が不要となっているサービスも存在します。

例えばToones(ツーネス)が提供している『秒速FAX』は、月額基本料金のない「完全従量制」サービスです。
秒速FAXは受信のない送信専用のサービス(別途月額料金の必要な「受信」サービスもあります)で、1枚あたり10円で送信することができます。
固定電話回線のFAX機では、距離によって送信料金が8,5円~30円と変動しますが、秒速FAXでは一律10円なのでとても分かりやすくなっています。

例えば、毎月「県外」へのFAXを2枚送信すると仮定すると、従来のFAX機では60円かかりますが、秒速FAXなら20円で済みます。

送信するときは秒速FAXを使い、受信については従来のFAX機で行う(受信は0円)という使い方をすればインターネットFAXのデメリットを減らすことができますよ!!

 

FAXを見落とす危険性がある

インターネットFAXでは、基本的にEメールを使ってFAXのやり取りを行います。時には大切なFAXを受信したはずなのに「受信BOX」に見当たらない!どうして??となってしまうことがあります。
その理由として考えられるのは受信メールが多すぎてFAXを見落としているケースと、「迷惑メール」フォルダーで受信してしまっているというケースです。

特に迷惑メールフォルダに重要FAXが入ってしまい、それを見落としてそのまま放置しておくと、30日~90日ほどで自動的に削除されてしまいますので、迷惑メールフォルダで見つけた場合にはすぐに「受信箱(受信BOX)」に戻しておく手間をかけなければなりません。

デメリットを減らすポイント

FAXの送受信をEメールだけでなく、専用の「管理画面」で行えるインターネットFAXを選ぶことによって大切なFAXの見落としを防ぐことができます。

例えばeFaxには専用の管理画面「メッセージセンター」というものがあります。これはちょうど、WEBメールのホーム画面のような体裁となっているので、普段からWEBメールを使っている人にとってはとてもわかりやすいと思います。

メッセージセンターの上部にある幾つかのタブのうち、「ファックスの表示」をクリックすると受信したファックスを表示させることができます。WEBメールに当てはめると「受信BOX」のようなものです。
もちろんこの受信BOXにはeFaxを経由したFAXしか入って来ませんので、他のメールと混ざってしまう心配は全くありません

こうした管理画面を用意しているネットFAXとしては、他に「メッセージプラス」や「MOVFAX」(モバックス)などがありますので、そうしたサービスを選べばインターネットFAXのデメリットを減らすことができますよ!!

 

FAX送信に時間がかかる

インターネットFAXの場合、FAXの送信後に送信完了を知らせるEメールを受信するまでに、かなりの時間がかかってしまう場合があります。

特に日本国内同士のFAXであったとしても、必ず海外のサーバーを経由して送信を行うサービスの場合にそう言えます。通信環境や状況にもよりますが、送信完了までに5分~10分かかるケースもあります。

大急ぎでFAXを送らなければいけないときなどは、少しイライラするかもしれません。

デメリットを減らすポイント

海外のサーバーを経由してFAXの送受信を行うサービスの場合はどうしても時間がかかってしまいますが、中には日本国内のサーバーを利用するサービスもあります。

例えば「Faximo」(ファクシモ)やMOVFAX(モバックス)は国内サーバーを使っています。
特にFaximoのサーバーは、国内2拠点(大阪・東京)にて厳重に管理されており、東京地区の災害時には大阪のサーバーから(その逆もあり)送信可能!

FAX送信の時間がどうしても気になる場合は、国内サーバーを使っているインターネットFAXを選べば、デメリットを減らすことができますよ!!

 

紙を使う必要があるケースに弱い

上画像のような、受信したFAXに何らかの記入をして「返信」する場合や、紙のDMに記入してFAXするケースでは『ペーパーレス』が特徴のインターネットFAXは弱いと言わざるを得ません。

受信したFAXに記入をして返信する場合には、受信FAXをいったんプリントアウトする必要がありますし、紙のDMに記入してFAXする場合は記入済みのDMをいったんスキャンしてPDFファイルにしなければなりません。
どちらもかなり面倒ですね・・・。

デメリットを減らすポイント

受信したFAXに返信することに関しては、「画面上手書き」に対応するサービスならデメリットとは言えません。

例えば上図はメッセージプラス画面上手書き機能のイメージです。パソコンの場合はマウスでファイルに書き込みができますし、タブレットやスマホの場合は指やタッチペンなどで画面に直接書き込みができます。

メッセージプラスのほかにもMOVFAX(モバックス)などで搭載されている機能なので、画面上手書きの機能があるインターネットFAXを選べばデメリットを減らすことができますよ!!

 

送信先の着信表示に注意が必要

FAX送信をする際に、相手の電話機のディスプレイにどのように表示されているのかは気になるところです。

例えば、海外サーバーを経由してFAXの送受信を行うサービスの場合、下記のような表示となります。

固定電話回線で利用するFAX機では、FAXを受信し始めると送信元のFAX番号がディスプレイに出ます。この例ではeFaxを利用したFAX送信ですが、日本の国番号81が先頭に付いたままになっています。受信元は見慣れない番号のため、FAX内容を見るまでは不審に思ってしまうかもしれず、これもインターネットFAXのデメリットの一つと言えるかもしれません。

デメリットを減らすポイント

海外サーバー経由のインターネットFAXでは、どうしても国番号の付いたFAX番号がディスプレイに表示されてしまいます。

それでも、特に初めて送信する相手に対しては送信後に直接電話を掛けて確認するなどの対応を取れば、デメリットを減らすことができますよ!!

 

まとめ

インターネットFAXはすぐに使えて、コスト削減もできるので便利でメリットだらけのように思えますが、やはり幾らかのデメリットもあります。

とはいえ、インターネットFAXサービスを提供する各社の特徴や得意・不得意をしっかりおさえて、自分(自社)の必要に適合するサービスを選べば、デメリットと思える部分を軽減したり全くなくしたりすることも可能です。

-基礎知識

Copyright© さよならFAX , 2020 All Rights Reserved.